5-Why-Analyse: Kennen Sie die echte Ursache für Ihre Maschinenausfälle? [inkl. Tool]

Fällt eine Maschine in der Produktion aus, tickt die Uhr für das Instandhaltungsteam. Eine unverzügliche Lösung soll her. Dieser Zeitdruck ist mit ein Grund dafür, warum häufig nur die oberflächlichen Symptome eines Problems behoben werden. Die darunter liegenden Ursachen bleiben weiter bestehen. Die Folge: Trotz Reparatur wird die Maschine über kurz oder lang wieder ausfallen.

Von der Symptombehandlung zur Ursachenbeseitigung

Für jeden auftretenden Defekt und jeden Geräteausfall gibt es ein sichtbares Problem. Sie wissen zum Beispiel, dass eine Anlage nicht mehr richtig funktioniert, wenn sie Material produziert, das nicht mehr den Spezifikationen entspricht. Das ist der Punkt, an dem die Fehleranalyse beginnt. Doch Maschinenausfälle sind keine Einzelereignisse. Meist ist es eine Verkettung mehrerer technischer und prozessualer Umstände, die zu einem Fehler oder Ausfall beigetragen haben.

Genau hier setzt die 5-Why-Analyse an. Sie ist eine einfache Methode, mit der Sie durch gezieltes Nachfragen zum verborgenen Kern eines Problems vordringen und die echten Ursachen Ihrer Maschinenausfälle herausfinden können.

Fehler-Ursachen-Analyse: Ein zentraler Gedanke im Lean Management

Entwickelt wurde die 5-Why-Methode von Erfinder und Vater des späteren Toyota-Gründers Toyoda Sakichi. Das Multitalent hinterließ nach seinem Tod 1930 nicht nur zahlreiche Erfindungen wie den automatisierten Leistungswebstuhl, sondern auch hilfreiche Management-Methoden wie die die 5-Why-Analyse.

Heute ist das Aufspüren der Ursache eines Problems ein zentraler Gedanke vieler Lean-Management-Methoden. Die 5-Why-Analyse eignet sich besonders für die Ursachenanalyse von Prozessen und technischen Systemen – also von allen Systemen, die linear und kausal funktionieren.

So funktioniert die 5-Why-Analyse

Die Ursache eines Problems ist meistens vielschichtig und liegt irgendwo unterhalb des offensichtlichen Symptoms verborgen. Genau darauf zielt die 5-Why-Analyse ab. Stellen Sie gezielte Fragen und dringen Sie zur wahren Ursache eines Problems vor. Wie genau Sie das tun können, beschreiben wir Ihnen in den folgenden vier Schritten:

1. Problembeschreibung
2. Ursachenanalyse
3. Gegenmaßnahmen
4. Kontrolle

1. Problembeschreibung

In unserer schnelllebigen Geschäftswelt sind wir es schlichtweg nicht mehr gewohnt, den Dingen wirklich auf den Grund zu gehen. Nehmen Sie sich deshalb genug Zeit, das aufgetretene Problem ganz genau zu beschreiben. Nur so können Sie in der Folge die richtigen Schlussfolgerungen ziehen.

Folgende Fragen können hierbei hilfreich sind:

• Was ist eigentlich passiert?
• Wann genau tritt das Problem auf?
• Wo tritt das Problem auf?
• Wie oft tritt das Problem auf?
• Wie ist das Problem entdeckt worden?
• Wer war daran beteiligt?
• Welche Auswirkungen hatte der Vorfall?

2. Ursachenanalyse

Stellen Sie nun in Ihrem Team die Frage “Warum ist das passiert?”, und zwar so oft und auf unterschiedliche Arten, bis eine Kette von Ursachen erkennbar wird. So bleiben Sie nicht beim Symptom eines Problems stecken, sondern deklinieren es so lange herunter, bis Sie zum tiefer liegenden Kern des Problems vorgedrungen sind. Arbeiten Sie gemeinsam im Team und schreiben Sie Ihre Fragen und Antworten in kurzen, klaren Sätzen auf.

2 Beispiele von 5-Why-Analysen

Stellen Sie sich bitte folgendes Szenario vor: Sie verpassen einen großen Auftrag, weil eine Maschine ausgefallen ist. Eine Abfolge von Fragen und Ursachen könnte folgendermaßen aussehen:

Warum ist die Maschine ausgefallen?

Weil sie überhitzt ist.

Warum konnte die Maschine überhitzen?

Weil der Lüfter ausgefallen ist.

Warum ist der Lüfter ausgefallen?

Weil ihn niemand gewartet hat.

Warum ist er nicht gewartet worden?

Weil er bei der regelmäßigen Wartung übersehen wurde.

Warum wurde er übersehen?

Weil wir Schwierigkeiten haben, in unserem papiergestützten Kontrollsystem den Überblick zu behalten.

Oder ein anderes Beispiel: Ihr Fahrzeug startet nicht.

Warum startet das Fahrzeug nicht?

Die Autobatterie ist leer.

Warum ist die Autobatterie leer?

Die Lichtmaschine funktioniert nicht.

Warum funktioniert die Lichtmaschine nicht?

Der Keilriemen ist gerissen.

Warum ist der Keilriemen gerissen?

Der Keilriemen wurde nie ausgewechselt.

Warum wurde der Keilriemen nie ausgewechselt?

Das Fahrzeug wurde bisher nie gewartet.

Eine gute Faustregel, um zur wirklichen Ursache eines Problems vorzudringen ist: Fragen Sie so lange nach dem “Warum”, bis die Ursache keine direkte Verbindung mehr mit dem ursprünglichen Problem hat (Maschine überhitzt – papiergestütztes Kontrollsystem; Batterie leer – Fehlende Wartung).

Das kann nicht nur fünf, sondern auch sechs oder gar sieben Fragerunden dauern. Fast immer kommen in den ersten Fragerunden technische Probleme ans Licht – denn diese sind offensichtlich. Je tiefer Sie das Problem analysieren, desto häufiger kommen jedoch auch Prozessthemen zum Vorschein. (siehe Umsetzungstipp 1 weiter unten)

3. Gegenmaßnahmen

Haben Sie die Ursachen Ihres Problems aufgedeckt, können Sie nun Maßnahmen entwickeln, um diese dauerhaft abzustellen. Hilfreich ist es, hier in zwei Zeitdimensionen zu denken:

• Was können wir kurzfristig tun, um das akute Problem zu beheben?
• Was können wir in Zukunft tun, um zu verhindern, dass derselbe Vorfall erneut auftritt?

Wichtig hierbei: Alle Maßnahmen, die Sie gemeinsam festlegen, brauchen konkrete Zeitangaben und Verantwortlichkeiten: Wer macht was bis wann?

4. Kontrolle

Zum Schluss prüfen Sie, ob und welche Ihrer Gegenmaßnahmen Wirkung gezeigt haben.

• Tritt das ursprüngliche Problem immer noch oder wieder auf?
• Woran könnte das liegen?
• Haben die Verantwortlichen die Maßnahmen alle zeitgerecht und gewissenhaft umgesetzt?
• Sind Sie bei Ihrer Ursachenanalyse vielleicht irgendwo falsch abgebogen?
• Braucht es vielleicht eine neue Ursachenanalyse?

2 wichtige Tipps zur Umsetzung

1. Fragen Sie “Warum”, nicht “Wer”

Besonders, wenn Probleme auf Prozessfehler hindeuten, ist entscheidend: Es geht um das “Warum”, nicht um das “Wer”. Machen Sie Ihrem Team ganz klar, dass es nicht um Schuldzuweisung geht. Sonst wird niemand bereit sein, offen über Fehler zu sprechen, sondern versuchen, die Schuld von sich und seiner Abteilung zu weisen.

2. Kleine inkrementelle Verbesserungen

Es geht bei 5 Why darum, zur Kernursache eines Problems vorzudringen. Das bedeutet nicht, dass Sie nur diese unterste Ursache beheben sollten. Überlegen Sie, welche kleinen inkrementellen Verbesserungen Sie einführen könnten, damit Sie die Verkettung aufbrechen, die zum Ausfall geführt hat.

Stellen Sie sich die Ergebnisse Ihrer 5-Why-Analyse vor wie eine kaputte Leiter. Auch, wenn Sie die unterste Sprosse repariert haben, bleiben die Sprossen darüber morsch und können einbrechen.

Fazit

Die 5-Why-Analyse ist eine einfache Problemlösungstechnik, mit der Sie Problemen in der Instandhaltung auf den Grund gehen und langfristig Abhilfe schaffen können, anstatt lediglich die oberflächlichen Symptome zu behandeln. Die Vorteile für Ihr Unternehmen sind enorm: Denn Sie hören auf, nur kosmetische Symptome zu behandeln und konzentrieren sich endlich darauf, die echten Probleme in Ihrer Produktion zu beheben. So verhindern Sie, dass diese Probleme immer wieder auftreten und durchbrechen den Kreislauf der Ausfälle ein für alle Mal.

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