In 6 Schritten zur präventiven Instandhaltung [Anleitung]

Große Industriebetriebe verlieren jeden Monat mehr als einen Produktionstag aufgrund von ungeplanten Maschinenausfällen. Obwohl heute niemand mehr daran zweifelt, dass präventive Instandhaltung die Anzahl ungeplanter Ausfälle deutlich reduzieren kann, zögern dennoch viele Unternehmen, ihre bisherigen Routinen in der Instandhaltung zu verändern: zu teuer, zu zeitintensiv, zu ungewiss der Erfolg. 

Wir geben Ihnen einen 6-Schritte-Plan an die Hand, der Ihnen dabei helfen soll, bestehende Routinen in der Instandhaltung nachhaltig zu verändern und ein präventives Instandhaltungsprogramm aufzubauen. 

Der 6-Schritte-Plan zur präventiven Instandhaltung

1. Holen Sie Ihre Stakeholder frühzeitig ins Boot
2. Definieren Sie Ziele und wie Sie diese messen wollen.
3. Finden Sie Ihr optimales Instandhaltungsintervall.  
4. Definieren Sie Prozesse, Ressourcen und Zuständigkeiten.
5. Entwerfen Sie Ihre Datenstrategie.
6. Zeigen Sie Erfolge und Verbesserungen.

Schritt 1: Holen Sie Ihre Stakeholder frühzeitig ins Boot

Egal, in welche Richtung Sie Ihre bisherigen Instandhaltungsroutinen verändern möchten: Sie verändern damit auch den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden. Solche Veränderungen empfinden die meisten Menschen als unangenehm, deshalb ist ihre natürliche Reaktion erstmal Abwehr. 

Wenn Sie vorhaben, ein präventives Instandhaltungsprogramm einzuführen, holen Sie zuallererst Ihre Stakeholder ins Boot – und zwar so früh wie möglich. Denn schaltet auch nur eine Schlüsselperson innerlich auf Gegenwehr, könnte das die Einführung Ihrer neuen Routinen in der Instandhaltung erheblich erschweren.  

Das können Sie tun

Überlegen Sie sich vorab bereits Strategien, wie Sie allen Beteiligten den Übergang von der alten zur neuen Routine erleichtern können:

1. Beziehen Sie alle Beteiligten von Anfang an mit ein, erfragen Sie ihre Ideen und nehmen Sie besonders ihre Bedenken ernst.
2. Machen Sie die Rollen klar. Was erwarten Sie von jeder einzelnen Person? 
3. Erklären Sie, wie sich die vorbeugende Instandhaltung auf die tägliche Routine aller Beteiligten auswirken wird. Was verändert sich, was bleibt gleich?
4. Sprechen Sie offen über Herausforderungen und Risiken der bevorstehenden Veränderung.
5. Machen Sie den Beteiligten insbesondere die Vorteile klar – für das Unternehmen, die Bereiche und jeden einzelnen. 

Schritt 2: Definieren Sie Ziele und wie Sie diese messen wollen.

Sie wollen zeigen, dass die neuen Routinen in der Instandhaltung ein Erfolg sind? Dann überlegen Sie sich schon vor der Einführung, welche Ziele Sie damit erreichen möchten, wie Sie damit zu den Unternehmenszielen beitragen und wie Sie messen können, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. 

Das können Sie tun

Stellen Sie sich folgende Fragen, um den Erfolg Ihrer neuen Instandhaltungsroutinen zu dokumentieren:

• Welche Ziele möchten Sie mit den neuen Routinen erreichen? 
• Mit welchen Kennzahlen können Sie am besten messen, ob Sie diese Ziele erreicht haben oder nicht?
• Was brauchen Sie, um diese Kennzahlen zu erheben?
• Welche Aufgaben in der vorbeugenden Instandhaltung helfen Ihnen dabei, diese Kennzahlen zu erreichen? 

Schritt 3: Finden Sie Ihr optimales Instandhaltungsintervall.  

Präventive Instandhaltung ist eine Gratwanderung zwischen “zu viel und zu wenig”. Setzen Sie die Intervalle Ihrer präventiven Instandhaltungsroutinen zu kurz an, erhöhen Sie damit unnötig die Kosten, die Ausfallzeiten und das Risiko, dass menschliche Fehler passieren und ungeplante Ausfälle verursachen. Setzen Sie die Intervalle zu lang an, laufen Sie Gefahr, ein Problem zu übersehen und riskieren wiederum einen ungeplanten Ausfall. 

Das können Sie tun

Der PDCA-Zyklus kann Ihnen dabei helfen, Ihre Instandhaltungsintervalle immer feiner zu justieren, bis Sie schließlich den optimalen Abstand für Ihre präventiven Arbeiten gefunden haben. PDCA steht für “Plan, Do, Check und Act” und ist ein grundlegendes Modell im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Plan: Schaffen Sie eine Ausgangsbasis und legen Sie die Häufigkeit Ihrer Instandhaltungsarbeiten fest. Hilfreich können hier sein: empfohlene Richtlinien, Ihre Reparaturhistorie, Kritikalität und Nutzungsmuster Ihrer Anlagen etc.

Do: Setzen Sie Ihren Plan konsequent um, damit Sie nachvollziehbare Ergebnisse erhalten.

Check: Schauen Sie sich nun die Ausfallzeiten für jede Anlage an, um festzustellen, ob Ihr Plan funktioniert oder nicht.

Act: Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse und passen Sie die Intervalle Ihrer Instandhaltungsroutinen je Anlage an: Erhöhen Sie die Häufigkeit Ihrer Routinen, wenn eine Anlage zwischendurch Probleme macht. Verringern Sie die Abstände, wenn Sie bei mehreren Inspektionen keinen Handlungsbedarf festgestellt haben.

Schritt 4: Definieren Sie Prozesse, Ressourcen und Zuständigkeiten.

Wie sollen Ihren neuen Instandhaltungsroutinen konkret ablaufen? Welche Ressourcen benötigen Sie dafür, und wer trägt welche Verantwortlichkeiten? Folgende Überlegungen helfen Ihnen dabei, die Ressourcen für Ihre präventiven Instandhaltungsarbeiten zu planen:

Einkauf und Inventar

• Wer kann Anfragen stellen, wer kann diese genehmigen? 
• Wie identifizieren Sie Artikel mit niedrigem Lagerbestand? 
• Wie wollen Sie Ihre Einkäufe nachverfolgen? 
• Wie wollen Sie Ihren Lagerraum organisieren? 
• Wer hat Zugang zu den Ersatzteilen? 
• Wie verfolgen Sie, wo und wann Teile eingesetzt werden?

PM-Checklisten

Überlegen Sie sich, was bei jeder Instandhaltungsaufgabe getan werden muss und in welcher Reihenfolge. Als hilfreich haben sich hier PM-Checklisten herausgestellt. Sie geben Orientierung und helfen insbesondere neuen Mitarbeitenden, ihre Arbeiten selbständig und nachvollziehbar zu erledigen. Wie Sie solche PM-Checklisten aufbauen und welchen Mehrwert sie liefern, haben wir im Artikel 3 Gründe, warum Checklisten Ihre Instandhaltung besser machen [inkl. 6-Schritte-Plan] für Sie zusammengefasst. 

Informationsstruktur

• Wo wollen Sie wichtige Informationen ablegen wie Wartungsprotokolle, SOPs, Asset-Hierarchien und Audit-Logs? 
• Wer soll diese Dokumente aktuell halten? 
• Wie können Ihre Mitarbeitenden darauf zugreifen?

Arbeitsaufträge

• Welche Fehlercodes sind mit den üblichen Arbeitsaufträgen verbunden? 
• Welche PSA ist für jeden Arbeitsauftrag erforderlich?

Schritt 5: Entwerfen Sie Ihre Datenstrategie.

Ihre neuen Instandhaltungsroutinen werden nicht von Tag eins an perfekt laufen. Es bedarf einer kontinuierlichen Verbesserung, damit Sie am Ende Ihre Ziele erreichen. Damit Sie verstehen, welche Teile Ihres präventiven Instandhaltungsprogramms gut laufen und welche Sie verbessern können, brauchen Sie eine Datenstrategie. 

Konkret bedeutet das: Sie brauchen einen Prozess, wie Sie wichtige Daten sammeln, analysieren und nutzen wollen. Starten Sie mit einer Handvoll Assets und Instandhaltungsaufgaben, um sich mit der Erfassung und Analyse dieser Daten vertraut zu machen. 

• Welche Daten brauchen Sie, um Ihre Kennzahlen zu tracken und Ihre präventiven Instandhaltungsroutinen zu optimieren?
• Welche Daten können Sie bereits jetzt gewinnen aus vorhandenen Aufzeichnungen?
• Welche Daten fehlen Ihnen und was brauchen Sie, um diese zu erfassen?
• An welchem zentralen Ort wollen Sie Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, sodass sie leicht zugänglich sind und einfach analysiert werden können?

Eine unterstützende Software ist bei der Menge an Daten, die Sie auswerten, unerlässlich. 

Schritt 6: Zeigen Sie Erfolge und Verbesserungen.

Bereiten Sie regelmäßig Ihre Daten auf und zeigen Sie Fortschritte und Erfolge Ihres präventiven Instandhaltungsprogramms. 

Damit können Sie…

• erkennen, wo Sie Ihre Ziele bereits erreicht haben und wo Sie noch Verbesserungsbedarf haben.
• Ihr Team motivieren, indem Sie die Relevanz ihrer Arbeit sichtbar zeigen.
• den ROI Ihres präventiven Instandhaltungsprogramms messbar machen.
• die Aufgaben in der Instandhaltung mit dem Erfolg anderer Abteilungen verknüpfen.
• argumentieren, was Sie mit zusätzlichem Budget und Personal in der Instandhaltung noch für Ihr Unternehmen erreichen könnten.

Fazit

Die Vorteile präventiver Instandhaltung sind heute hinreichend belegt. Dennoch scheuen viele Unternehmen davor zurück, ihre bestehenden Routinen in der Instandhaltung zu verändern. Der Aufwand scheint häufig zu hoch, die Ressourcen zu knapp, der Erfolg ungewiss. 

Mit diesem einfachen 6-Schritte-Plan möchten wir Sie auf Ihrem Weg begleiten zu einem erfolgreichen, präventiven Instandhaltungsprogramm. 

Sie werden Probleme an Ihren Anlagen finden und beheben können, noch bevor diese zu einem ungeplanten Ausfall führen. Klar werden Sie Ausfälle nicht gänzlich vermeiden können. Die Ursachen dafür sind einfach zu vielfältig, die nichts mit der Arbeit Ihres Instandhaltungsteams zu tun haben. Dennoch: Diese Ausfälle werden seltener passieren und Sie haben die nötige Zeit, Ressourcen und Informationen, um diese Fehler wieder zu beheben. 

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