Der 6-Schritte-Plan, mit dem Sie jedes Instandhaltungsprojekt genehmigt bekommen
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Der 6-Schritte-Plan, mit dem Sie jedes Instandhaltungsprojekt genehmigt bekommen

Sie würden gern ein Instandhaltungsprojekt starten, stoßen dabei jedoch immer wieder auf taube Ohren? Wir geben Ihnen einen einfachen 6-Schritte-Plan an die Hand, mit dem Ihr nächstes Maintenance-Projekt garantiert die volle Unterstützung aus dem Unternehmen bekommt.

Schritt 1: Finden Sie ein Problem.

Ihr Instandhaltungsprojekt bedeutet Veränderung für Ihre Kollegen, und Veränderungen sind unbequem. Finden Sie ein Problem, das Ihr Projekt löst, und sprechen Sie darüber. Erklären Sie, was das Problem ist, wie es sich konkret äußert und welche Auswirkungen es auf Ihr Team und andere Bereiche hat.

Nutzen Sie solide Daten, um die Auswirkungen des Problems zu quantifizieren. Als Daten eignen sich besonders Kosten, Zeit, Qualität, Arbeitssicherheit und Mitarbeiterbindung.

Was ist das Ziel dieser Übung? Ihre Kollegen sollen erkennen, dass es schlimmer ist, nichts zu tun, als sich auf die Veränderung durch Ihr Projekt einzulassen.

Schritt 2: Skizzieren Sie die Lösung dafür.

Sie haben Ihren Kollegen gezeigt, dass es ein Problem gibt. Jetzt geben Sie ihnen die Lösung für dieses Problem. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Kollegen Ihr Projekt anzweifeln, wenn es die Antwort auf ihre Probleme ist. Und das wiederum erhöht Ihre Chancen darauf, dass Ihr Instandhaltungsprojekt genehmigt wird. Beschreiben Sie Ihre Lösung als kurze Geschichte in drei Teilen, in der Sie drei essenzielle Fragen beantworten:

  1. Wie genau sieht Ihr Projekt aus? Was soll darin geschehen?
  2. Wie löst Ihr Projekt das anfangs aufgezeigte Problem?
  3. Welche Vorteile ergeben sich durch das Projekt für Ihr Team, andere Bereiche und das Unternehmen?

Wo immer es geht, belegen Sie Ihre Aussagen mit Zahlen. So geben Sie ihnen zusätzliches Gewicht. Dazu können Sie Daten sammeln aus Ihren Arbeitsaufträgen, aus Gesprächen mit Kollegen oder aus kontrollierten Experimenten.

Schritt 3: Koppeln Sie Ihre Lösung an die Unternehmensziele.

Überlegen Sie: Wie passt Ihr Projekt zu Ihren Unternehmenszielen? Was trägt es dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Ziele besser erreichen? Sehen Ihre Kollegen, wie sie selbst von Ihrer Lösung profitieren können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ihre Unterstützung erhalten. Und eine solche emotionale Investition kann sich schnell in eine finanzielle Investition verwandeln. Auch diese Geschichte erzählen Sie wieder in drei Teilen:

  1. Beschreiben Sie kurz die Unternehmensziele.
  2. Stellen Sie eine Verbindung zwischen diesen Zielen und Ihren Instandhaltungszielen her.
  3. Nun verbinden Sie diese Instandhaltungsziele mit Ihrem Projekt.

Nutzen Sie auch hier wieder Daten, um die Auswirkungen Ihres Projekts auf die Unternehmensziele zu quantifizieren. Solche Auswirkungen können Kosteneffizienz, Umsatzwachstum oder Risikoreduktion sein.

Schritt 4: Beweisen Sie, dass Ihr Vorhaben funktioniert.

Menschen hassen Unsicherheit. Deshalb liefern Sie Ihren Kollegen nun Belege dafür, dass Ihr Projekt tatsächlich funktionieren wird. Das erhöht Ihre Chancen nochmal mehr, dass Ihr Projekt genehmigt wird und Sie das nötige Budget dafür bekommen.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie beweisen können, dass Ihr Plan aufgehen wird. Finden Sie Beispiele in Ihrem oder anderen Unternehmen, in anderen Teams oder Standorten, die ein ähnliches Projekt umgesetzt und gute Ergebnisse dabei erzielt haben. Haben Sie Beispiele gefunden, so übertragen Sie diese Ergebnisse auf Ihr eigenes Vorhaben.

Was würde zum Beispiel eine Produktivitätssteigerung von 30% für Sie bedeuten?

Schritt 5: Gehen Sie aktiv mit Risiken um.

In jedem Vorhaben gibt es Risiken. Sprechen Sie diese aktiv an und zeigen Sie gleichzeitig, dass Sie einen Plan haben, wie Sie damit umgehen wollen. Bei der Risikoprävention geht es darum, Gefahren zu erkennen.

Nutzen Sie auch hier wieder Daten aus Ihrem Arbeitsbereich und zeigen Sie KPIs wie Kosten und Adoptionsraten auf, die Ihnen helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie aus dem Ruder laufen.

Schritt 6: Beschreiben Sie den genauen Plan.

Jetzt geht es ans Detail. Beschreiben Sie nun die Einzelheiten Ihres Plans. Zeigen Sie, wie er sich auf die Organisation auswirkt, welche Ressourcen Sie dafür benötigen und wie Sie diese einsetzen werden, um schnell Ergebnisse zu erzielen. Brechen Sie Ihr Projekt in Meilensteine herunter und definieren Sie für jeden Meilenstein folgende Punkte:

  • Zeitpläne
  • Aufgaben
  • Beteiligte
  • Ressourcen/Kosten
  • KPIs

Fazit

Wie gehen Sie nun vor, wenn Sie Entscheider von Sinn und Notwendigkeit Ihres geplanten Instandhaltungsprojekts überzeugen möchten? Genau!

Sie finden ein Problem und zeigen, dass Sie eine Lösung dafür haben.

Sie verknüpfen Ihre Lösung mit den Unternehmenszielen und zeigen, wie Ihr Unternehmen davon profitieren wird.

Sie finden Beispiele für ähnliche Vorhaben und belegen deren Erfolg mit Zahlen.

Sie gehen proaktiv mit Risiken um und zeigen, dass Sie dafür gerüstet sind.

Und zu guter Letzt beschreiben Sie Ihren Plan im Detail, um die letzte Ungewissheit zu beseitigen.

Probieren Sie es aus!

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