3 Gründe, warum Checklisten Ihre Instandhaltung besser machen [inkl. 6-Schritte-Plan]

PM-Checklisten sind ein wichtiger Baustein eines wirkungsvollen Instandhaltungsprogramms. Richtig angewendet, werden sie zum zuverlässigen Kompass auf Ihrem Weg zu mehr Effizienz, geringeren Ausgaben und mehr Sicherheit in der Instandhaltung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie solche Checklisten für Ihre präventiven Instandhaltungsaufgaben erstellen und einführen können. Außerdem geben wir Ihnen drei gute Gründe für den Nutzen solcher PM-Checklisten an die Hand, mit denen Sie auch die letzten Zweifler überzeugen. 

In sechs Schritten zur effektiven Checkliste

Jetzt sollen Ihre Mitarbeitenden auch noch Checklisten erstellen, wo die Zeit in der Instandhaltung ohnehin schon knapp ist! Seien Sie unbesorgt: Ihr Instandhaltungsteam hat bereits alle nötigen Informationen, die für wirkungsvolle Instandhaltungs-Checklisten (PM-Checklisten) wichtig sind. Alles, was Sie tun müssen, ist, diese Informationen zu sammeln und in einen einfachen Prozess zu gießen. Und so geht’s:

Schritt 1: Sicherheitsanweisungen zuerst

Jede Checkliste sollte mit Sicherheitsanweisungen beginnen und enden. Das sind Informationen zu persönlicher Schutzausrüstung (PSA), Lockout/Tagout Anweisungen (LOTO), Desinfektion des Bereichs etc.

Schritt 2: Reihenfolge festlegen

Listen Sie die Aufgaben in genau der Reihenfolge auf, in der sie erledigt werden müssen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese Abfolge auch immer einhalten und Ihr Prozess wiederholbar und nachvollziehbar wird.

Schritt 3: So viele Details wie nötig

Ihre Instandhaltungs-Checklisten sollten genauso tief ins Detail gehen, dass neue Techniker die Aufgabe allein durch das Lesen der Checkliste erledigen können. Zu viele Details können verwirren, außerdem verkürzen sie die Halbwertszeit der Checkliste, und sie müssen diese häufiger aktualisieren.

Schritt 4: Illustrationen schaffen Klarheit

Stellen Sie die Arbeitsanweisungen in Ihrer Instandhaltungs-Checkliste zusätzlich visuell dar, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen. Dazu eignen sich z.B. Fotos und Diagramme.  

Schritt 5: Jede Handlung hat ein klares Ziel

Seien Sie so prägnant wie möglich, wenn Sie die jeweiligen Aufgaben beschreiben. Jede Aufgabe sollte eine klare Handlung und ein klares Ziel haben. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Team effizient mit dieser Checkliste arbeitet.

Schritt 6: Realistische Zeitschätzung

Geben Sie zu jeder Checkliste auch den geschätzten Zeitbedarf an – und zwar den Zeitbedarf insgesamt und für jede einzelne Aufgabe. Achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit einplanen, damit sich Ihre Techniker nicht gehetzt fühlen, einzelne Schritte aus Zeitmangel überspringen oder Flüchtigkeitsfehler passieren. 

Drei gute Gründe, warum Sie Checklisten für präventive Instandhaltungsaufgaben nutzen sollten

Sind Sie noch nicht ganz überzeugt oder brauchen Sie noch ein paar Argumente, um Ihre Vorgesetzten von der Sinnhaftigkeit solcher Checklisten zu überzeugen? Hier drei Gründe, warum Sie beim Einsatz von präventiven Instandhaltungs-Checklisten profitieren. 

#1: Standardisierte Prozesse und zuverlässige Ergebnisse

Checklisten für präventive Instandhaltungsaufgaben sind ein einfaches und wirksames Werkzeug, um implizites Wissen allen Teammitgliedern sichtbar und zugänglich zu machen. Die meisten Ihrer Instandhaltungsmitarbeiter können die Schritte Ihrer Instandhaltungsaufgaben wahrscheinlich im Schlaf wiedergeben. Doch nicht jeder in Ihrem Team verfügt über denselben Wissensstand. Insbesondere neue Teammitglieder werden dankbar sein um eine offizielle Checkliste, an der sie sich bei präventiven Instandhaltungsaufgaben orientieren können. 

Nutzen Sie Checklisten, führen Sie damit eine Standardmethode ein, nach der alle Teammitglieder arbeiten. Präventive Instandhaltungsaufgaben und Inspektionen laufen künftig also immer nach demselben Muster ab. Mit der Folge, dass Sie zuverlässige und reproduzierbare Ergebnisse erhalten. Diese Zuverlässigkeit sorgt für Kontinuität in Ihren Prozessen, auch wenn sich die Zusammensetzung in Ihrem Team verändert. 

#2: Mehr Geschwindigkeit und Effizienz 

Eine gute Checkliste ist so einfach und klar aufgebaut, dass Ihre Instandhaltungsmitarbeiter sie Schritt für Schritt abarbeiten können, ohne darüber nachzudenken. Das erleichtert nicht nur die Instandhaltungsaufgaben an sich, es macht Ihr Mitarbeiter auch schneller. Damit wiederum senken Sie geplante Standzeiten der Maschinen – zur Freude Ihrer Kollegen aus der Produktion – und Ihr Team kann sich schneller wieder anderen Aufgaben zuwenden. 

Ein weiterer Vorteil solcher Checklisten in der präventiven Instandhaltung: Wenn sie einfach und klar gehalten sind, können Sie die Checklisten zum Beispiel auch Maschinenbedienern an die Hand geben, die selbst einfache Routineaufgaben an ihren Maschinen übernehmen können. Das schafft Entlastung für Ihr Instandhaltungsteam!

#3: Einfachere Fehlersuche  

Da Checklisten in der präventiven Instandhaltung für konsistente Prozesse sorgen, schaffen Sie damit eine hervorragende Grundlage, um die Wirksamkeit Ihrer Instandhaltungsaktivitäten zu messen. Diese Baseline hilft Ihnen zu bestimmen, ob eine bestimmte Instandhaltungsmaßnahme zu besseren Ergebnissen geführt hat oder nicht. Wenn alle Instandhaltungsaufgaben immer wieder auf die gleiche Weise durchgeführt werden, gibt es obendrein auch weniger Gründe, warum überhaupt Probleme auftreten sollten. Reduziert sich die Anzahl der möglichen Probleme, wird auch die Fehlersuche viel einfacher.

Fazit

Sie wissen jetzt, welche sechs Elemente eine gute Checkliste für präventive Instandhaltungsmaßnahmen ausmachen und haben drei gute Gründe im Köcher, warum sich die Einführung von Checklisten in der präventiven Instandhaltung für Ihr Unternehmen lohnt. Zum Abschluss noch ein Tipp von uns, der Ihnen bei der Einführung helfen soll: 

Machen Sie die Erstellung und Einführung von Checklisten in der Instandhaltung zu einer Gemeinschaftsaufgabe. 

Lassen Sie Instandhaltungsplaner und -manager einen ersten Entwurf erstellen und anschließend einen leitenden Techniker drüberschauen. Diese erfahrenen Mitarbeiter arbeiten seit Jahren mit den Maschinen und können eventuelle Lücken in der Checkliste sofort erkennen. 

Ernennen Sie jemanden, der die Verantwortung für diese Checklisten übernimmt. In der Regel sind das Instandhaltungsmanager, die dafür sorgen, dass die Checklisten aktuell und relevant sind und dazu beitragen, dass Sie die Qualität Ihrer Instandhaltungsaufgaben nachhaltig erhöhen. 

Fühlen sich solche Checklisten als Gemeinschaftsaufgabe an, steigt die Akzeptanz im Team. Das erhöht wiederum die Chance, dass Sie und Ihr Team maximal davon profitieren. 

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