Ausfallzeiten reduzieren in der Produktion – 2 Methoden im Vergleich

Die Ausfallzeiten der vergangenen Jahre werden schnell zum Status-Quo, den jeder im Unternehmen hinnimmt. “Unsere Ausfallzeiten sind konstant geblieben. Wir liegen im Branchenstandard. Wir haben alles im Griff.” Allzu leicht schleicht sich in Unternehmen ein gewisser Gewöhnungseffekt ein und wähnt sie in trügerischer Sicherheit.

Was wäre aber, wenn Sie mit wenig Aufwand Ihre bisherigen Ausfallzeiten reduzieren könnten? Weniger Ausfallzeiten bedeuten geringere Kosten, mehr Effizienz, weniger Rückstände und eine höhere Zuverlässigkeit der Anlagen.

Eine Möglichkeit ist, papierbasierte Instandhaltungsprozesse zu digitalisieren und über eine Software abzubilden. Was das konkret bringen kann für Ihr Unternehmen, haben wir anhand von fünf konkreten Beispielen aus der Instandhaltung analysiert.

Ausfallzeiten reduzieren Beispiel 1: Erstellung eines Arbeitsauftrags

Papiergebundene Instandhaltung

Ein Techniker, Maschinenbediener oder Betriebsmitarbeiter füllt handschriftlich einen Arbeitsauftrag aus, sei es für eine vorbeugende Wartung oder einen ungeplanten Ausfall. Der Arbeitsauftrag wird im Büro abgegeben und abgeheftet oder im Notfall dem Techniker gebracht. 

Instandhaltungssoftware 

Bei ungeplanten Ausfällen können Instandhaltungsmitarbeiter Arbeitsaufträge remote über ein mobiles Endgerät erstellen. Bei vorbeugenden Instandhaltungsaufgaben löst die Software automatisch Arbeitsaufträge aus. Es ist also nicht mehr nötig, für jeden Anwendungsfall einen neuen Arbeitsauftrag auszufüllen. Das spart Zeit und Ressourcen.

Ergebnis

Eine mobilfähige Software kann den Zeitaufwand für die Erstellung und Übermittlung von Arbeitsaufträgen deutlich verringern. Weniger Zeit für das Ausfüllen und Einreichen von Arbeitsaufträgen bedeutet weniger Schritte zwischen Ausfallzeitpunkt und Wiederinbetriebnahme einer Anlage. Wenn Sie den Prozess für jeden Arbeitsauftrag um nur fünf bis zehn Minuten verkürzen, können Sie jedes Jahr Hunderte von Stunden an zusätzlicher Produktionszeit gewinnen. 

Außerdem hilfreich: Bei digitalen Arbeitsaufträgen können Sie häufig Pflichtfelder festlegen und sicherstellen, dass Sie die richtigen Informationen erhalten und zeitraubende Rückfragen zur Klärung des Auftrags vermeiden.

Ausfallzeiten reduzieren Beispiel 2: Meldung an den Techniker

Papiergebundene Instandhaltung

Bei einer ungeplanten Fehlermeldung müssen Sie schnellstmöglich einen Techniker alarmieren. Bei geplanten Instandhaltungsmaßnahmen schauen Ihre Techniker regelmäßig im Büro vorbei und suchen sich aus dem Stapel an Arbeitsaufträgen jene aus, die sie als nächstes in Angriff nehmen möchten.

Instandhaltungssoftware

Ihr Techniker erhält Arbeitsaufträge über eine Instandhaltungssoftware zugewiesen und wird darin über ihre Aufgaben informiert. Der Techniker kann sehen, welche Arbeitsaufträge ausstehen, welche Priorität und welchen Status sie haben. Das erspart unnötiges Suchen und Blättern in den Unterlagen.

Ergebnis

Mit einer digitalen Instandhaltungslösung vergeht weniger Zeit zwischen der Übermittlung eines Arbeitsauftrags und der Meldung an einen Techniker als in papierbasierten Prozessen. Ihre Techniker können sich schneller um eine Aufgabe kümmern und so die Ausfallzeiten verkürzen. Sie sehen den Status eines Arbeitsauftrags und können außerdem die Anlagen priorisiert überprüfen, die für die Produktion am wichtigsten sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht außerdem die Zuverlässigkeit der Anlagen.

Ausfallzeiten reduzieren Beispiel 3: Techniker bewertet Arbeitsauftrag

Papiergebundene Instandhaltung

Ihr Techniker legt viele Wege zurück, bevor er sich an die Reparatur der Anlage machen kann. Er geht mehrmals zur Anlage, ins Lager, ins Büro und zu seinen Kollegen, um die Aufgabe zu beurteilen, die Verfügbarkeit von Teilen zu prüfen, Handbücher einzusehen und die Reparaturhistorie der Anlage zu besprechen. Erst dann kann der Techniker einen Plan erstellen, wie er die Anlage reparieren will.

Instandhaltungssoftware

Ihr Techniker überprüft den Arbeitsauftrag, die Reparaturhistorie, die Fehler-Ursachen-Analyse und die Standard-Fehlercodes der Anlage direkt vor Ort über ein mobiles Endgerät. In der Software kann er mobil auf Handbücher, SOPs, Fotos sowie auf die Lagerbestände aller benötigten Teile zugreifen und darauf basierend eine geeignete Strategie zur Reparatur entwickeln.

Ergebnis

Eine Instandhaltungssoftware ist papierbasierten Prozessen hier deutlich überlegen. Mehrfache Wege durch die Produktion, fehlende Teile und langes Suchen nach Informationen können zu stunden- und sogar tagelangen Ausfallzeiten führen. Mit einer Instandhaltungssoftware finden Techniker alle Informationen über die Anlagen an einem zentralen, von überall zugänglichen Ort. Instandhaltungssoftware zeigt außerdem Lagerbestände an und löst automatisch Bestellungen aus, wenn die Bestände knapp werden, so dass Ihnen nie wieder ein wichtiges Teil fehlt.

Ausfallzeiten reduzieren Beispiel 4: Durchführung von vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen oder Reparaturen 

Papiergebundene Instandhaltung

Ihr Techniker behebt das Problem anhand von Informationen aus Handbüchern, SOPs, Gesprächen mit Kollegen und/oder aus dem Gedächtnis. Geplante Instandhaltungsaufgaben führen Techniker aus dem Gedächtnis oder anhand einer schriftlichen Checkliste durch. Anschließend kommen sie wieder ins Büro und zeichnen den Arbeitsauftrag ab.

Instandhaltungssoftware

Ihr Techniker behebt das Problem anhand einer Fehler-Ursachen-Analyse, Standard-Fehlercodes und/oder entsprechenden Checklisten und Handbüchern, die alle über die Software zugänglich sind. Die Wartungsarbeiten führt er anhand vorgegebener Checklisten durch. Den Arbeitsauftrag kann er direkt in der Software abzeichnen und abschließen, woraufhin die Software die zuständigen Stellen benachrichtigt.

Ergebnis

Bei geplanten Instandhaltungsaufgaben liegen beide Methoden eng beieinander. Wenn es jedoch um ungeplante Ausfälle geht, ist eine Softwarelösung deutlich überlegen. Software bietet Ihren Technikern einen viel klareren Weg zur Lösung als die Fehlersuche mit Stift und Papier. Außerdem können Ihre Techniker Arbeitsaufträge viel schneller unterschreiben, abschließen und die Anlage so schnell wie möglich wieder in Betrieb nehmen. All das führt letztlich zu kürzeren Ausfallzeiten.

Ausfallzeiten reduzieren Beispiel 5: Erstellung eines vorbeugenden Instandhaltungsplans

Papiergebundene Instandhaltung

Um zu bestimmen, wie oft Ihre Anlagen gewartet werden sollen, muss jemand in Ihrem Team frühere Produktions- und Zeitpläne durchforsten sowie die Anlagenhistorien und Arbeitsanweisungen überprüfen. Auf dieser Grundlage erstellen Sie einen Zeitplan für  vorausschauende Wartungsaufgaben, den Sie in einen Kalender übertragen.

Instandhaltungssoftware

Die Instandhaltungssoftware erstellt automatisch Berichte auf Grundlage der Anlagenhistorie und SOPs. Mithilfe dieser Daten können Sie anschließend Trigger für vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen festlegen, die dann in den Kalender der Software übertragen werden. Eine Software übernimmt außerdem Produktionspläne in den Kalender, die bei der Erstellung des präventiven Instandhaltungsplans berücksichtigt werden.

Ergebnis

In diesem Fall ist eine Instandhaltungssoftware der klare Gewinner. Es erfordert viel Zeit, Erfahrung und Fleißarbeit, um einen optimalen Plan zur vorbeugenden Instandhaltung zu erstellen, wenn einem dazu nur Papierformulare, physische Handbücher und Excel-Tabellen zur Verfügung stehen. Mit einer Instandhaltungssoftware fällt diese Planung schneller, einfacher und genauer aus. Damit reduzieren Sie Ausfallzeiten und erhöhen die Zuverlässigkeit Ihrer Anlagen.

Fazit

“Never change a running system.” “Das haben wir immer schon so gemacht.” Niemand stellt gerne den Status-Quo in Frage, wenn die Prozesse eigentlich ganz rund laufen. Doch es lohnt sich, selbst eingespielte Systeme hin und wieder auf den Prüfstand zu stellen. Das gilt auch für die Instandhaltung. Denn nicht alle Methoden, die sich in der Vergangenheit bewährt haben, sind auch in Zukunft noch die beste Wahl. 

Was können Sie konkret tun, um Ihre Ausfallzeiten zu reduzieren? 

• Nehmen Sie sich einen bestimmten Prozess in der Instandhaltung vor und überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wie Sie diesen Prozess effizienter gestalten können.

• Fragen Sie sich im Team: Was läuft gut? Wo verlieren wir Zeit? Wo herrscht unnötiger Leerlauf? Wo passieren häufig Fehler? Wo verschwenden wir Zeit mit doppelter oder dreifacher Dokumentation? 

Solche kleinen, regelmäßigen Verbesserungen verursachen überschaubaren Aufwand für Ihr Team. Sie können jedoch den Wirkungsgrad in der Instandhaltung erheblich verbessern. 

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