Die Top 3 Budget-Fresser im Ersatzteilmanagement 

Im Ersatzteilmanagement versenken Unternehmen Jahr für Jahr unnötig viel Budget. Wir zeigen Ihnen fünf Strategien, wie Sie Verschwendungen vermeiden, Redundanzen beseitigen und Ineffizienz bekämpfen können. Was das bringt? Immer die richtigen Ersatzteile auf Lager, kein unnötiges Teile-Suchen mehr, schnellere Reparaturen und kürzere Stillstandzeiten: Ihr Instandhaltungsteam wird sich freuen, Ihr Budget auch. 

3 Gründe, warum Ihr Ersatzteillager unnötig Budget verschlingt

Die richtigen Ersatzteile in der richtigen Menge zur richtigen Zeit zum besten Preis einzukaufen: Das ist der Anspruch an ein modernes Ersatzteilmanagement. Was in der Theorie so simpel klingt, ist in der Realität alles andere als trivial. Zusammengefasst gibt es drei Gründe, warum Unternehmen in ihrem Ersatzteilmanagement unnötig viel Budget lassen: 

1. Sie lagern zu viele Ersatzteile.
2. Sie lagern zu wenig Ersatzteile.
3. Ihre Techniker müssen zu lange nach den richtigen Ersatzteilen suchen.

Budget-Fresser Nr. 1: Kostspielige Überbestände 

Die Lagerung und Verwaltung von Ersatzteilen ist teuer. Schätzungen zufolge können die Kosten dafür bis zu 20% des Einkaufspreises der Ersatzteile ausmachen. Kaufen Sie also für 250.000 Euro Ersatzteile ein, macht das bis zu 50.000 Euro on top für deren Lagerung und Verwaltung. Je mehr Ersatzteile Sie also auf Vorrat kaufen, desto teurer wird’s. Lagern Sie nun viele Ersatzteile für einen längeren Zeitraum, ohne dass diese von Ihren Technikern abgerufen werden, verschwenden Sie Monat für Monat unnötig Budget, das Sie stattdessen in Ihre präventive Instandhaltung investieren könnten. 

Budget-Fresser Nr. 2: Riskante Fehlbestände

Eine kritische Maschine fällt aus und Ihnen fehlt das richtige Ersatzteil zur Reparatur. Ein Worst-Case-Szenario für Ihr Instandhaltungsteam und die Produktion. Das Problem, zu wenig Ersatzteile lagernd zu haben, zeigt sich immer unmittelbar und in vollem Ausmaß. Die Downtime der kaputten Maschine steigt von wenigen Stunden für die Reparatur auf mehrere Tage, bis das fehlende Ersatzteil geliefert wurde. Die Folgen: Kritische Fehlbestände verursachen nicht nur unnötig hohe Ausfallkosten. Sie zahlen auch noch extra für den Expressversand und müssen evtl. riskante Workarounds riskieren, um den Produktionszeitplan zu halten. 

Budget-Fresser Nr. 3: Zeitraubende Ersatzteilsuche

Bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit verbringen Techniker Schätzungen zufolge damit, nach den richtigen Werkzeugen und Ersatzteilen zu suchen. Eine Verschwendung par excellence! Nehmen wir an, eine Stunde ungeplante Downtime kostet Ihr Unternehmen 1.000 Euro. Muss Ihr Techniker 15 Minuten in einem Lagerraum nach dem passenden Ersatzteil suchen, bevor er sich an die Reparatur machen kann, kostet Sie diese Suche 250 Euro. Haben zehn Ihrer Techniker dreimal im Monat ähnliche Schwierigkeiten, Teile zu finden, geben Sie 90.000 Euro im Jahr aus für unproduktive Ersatzteilsuche, die Sie ganz einfach vermeiden könnten. 

5 Strategien, wie Sie Geld sparen im Ersatzteilmanagement

Strategie Nr. 1: Kennen Sie Ihre Lagerbestände.

Immer wissen, wo etwas liegt: Die Suche nach Ersatzteilen kann enorm viel Zeit und Geld kosten. Tracken Sie Ihre Lagerbestände und schaffen Sie Transparenz, an welchem Lagerort welche Ersatzteile zu finden sind. Eine gute Lagerverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Lagerbestände und Lagerorte transparent zu machen. So können Techniker und Ingenieure schnell und einfach im System nachschauen, ob ein Teil verfügbar ist und wo es abgeholt werden kann. Ein weiteres Plus: Sie vermeiden Doppelbestellungen und können so kostspielige Überbestände reduzieren.

Strategie Nr. 2: Optimieren Sie Ihre Lagerbestände.

Die richtige Menge ist entscheidend für ein effizientes Ersatzteilmanagement. Sie sollten nie zu viel oder zu wenig Bestand in Ihren Lagern haben. Bei diesem Spagat hilft es, zunächst die Mindestbestände für jedes Ersatzteil festzulegen. Das können Sie tun, indem Sie wichtige Teile für produktionskritische Anlagen ermitteln und den durchschnittlichen Verbrauch dieser Teile berechnen. Stimmen Sie nun auch noch Mindestbestände und Nachbestellmengen auf die Vorlaufzeiten Ihrer Lieferanten ab, optimieren Sie Ihr Bestellwesen immer mehr in Richtung Just-in-time-Lieferung. Effizienter geht’s nicht.

Strategie Nr. 3: Behalten Sie Ihre Mindestbestände im Blick.

Sobald Sie Mindestbestände für Ihre Ersatzteile festgelegt haben, müssen Sie diese auch nachverfolgen. Das funktioniert nur, wenn Sie einen Überblick darüber haben, welche Bestellungen ausgelöst wurden und wie Ihre aktuellen Lagerbestände aussehen. Droht der Bestand unter die Mindestmenge zu sinken, können Sie rechtzeitig eine Bestellung auslösen und Unterbestände verhindern. Analysieren Sie diese Daten regelmäßig, haben Sie eine gute Grundlage, um Ihr Ersatzteilmanagement kontinuierlich zu optimieren. 

Strategie Nr. 4: Mustern Sie veraltete Ersatzteile aus.

Veraltete Ersatzteile zu lagern kostet nicht nur wertvollen Platz in Ihren Regalen. Finden Techniker nur veraltete Bestände auf der Suche nach dem richtigen Teil, erhöht das die Suchzeit und damit die Ausfallzeiten. Das alles zusammen schlägt sich wiederum negativ auf Ihre Bilanz. Verfolgen Sie den Lebenszyklus von Ersatzteilen, können Sie Ersatzteile rechtzeitig abrufen, bevor sie ihr Ablaufdatum überschreiten. So reduzieren Sie die Kapitalbindung in ungenutzte Materialien und vermeiden wiederum kostspielige Ausfallzeiten.

Strategie Nr. 5: Schaffen Sie ein Reporting über Ihre Lagerbestände.

Erheben Sie hilfreiche Kennzahlen für Ihr Ersatzteil-Management und werten Sie diese in regelmäßigen Abständen aus. Ein solches Berichtswesen hilft Ihnen, Trends zu erkennen und intelligentere Entscheidungen zu treffen. Aussagekräftige Kennzahlen sind etwa die Anzahl der Lagerbestände, die Bestellungshistorie der einzelnen Artikel sowie der Wert Ihrer Lagerbestände und ausstehende Bestellungen. 

Fazit

Eine effiziente Lagerwirtschaft ist die Basis für ein erfolgreiches Instandhaltungsmanagement. Dabei brauchen Sie nicht gleich Ihre ganze Lagerverwaltung auf den Kopf stellen, um unnötige Budgetverschwendung zu beenden. Es sind vielmehr kleine Stellschrauben, mit denen Sie einzelne Teilprozesse optimieren können. Tun Sie das nicht, können kleine Nachlässigkeiten hier und dort zu herben finanziellen Verlusten führen. 

Das richtige Ersatzteil am richtigen Ort hilft Ihren Technikern, ihre Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen. Dazu braucht es etwas Zeit und den Willen, in solide Prozesse zu investieren – vom Einkauf bis zur Nachverfolgung der Teile. Damit können Sie nicht nur die Kosten in Ihrem Ersatzteilmanagement senken halten, sondern gleichzeitig den reibungslosen Betrieb Ihrer Anlagen sicherstellen.

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