4 Wege, wie Produktion und Instandhaltung besser zusammenarbeiten [Anleitung]

Produktion und Instandhaltung sind das gemeinsame Herzstück produzierender Unternehmen und eng miteinander verbunden. Umso wichtiger, dass beide Bereiche eine gesunde Beziehung zueinander haben und eng zusammenarbeiten. Nur durch ein abgestimmtes Miteinander können beide Bereiche effektiv arbeiten.

Die Realität sieht oft anders aus: Produktion und Instandhaltung haben unterschiedliche Ziele, Motivationen und Prozesse. Die Teams arbeiten jedes für sich und eher gegeneinander statt miteinander. Das Ergebnis sind ungeplante Ausfälle, riskante Notfallmaßnahmen, Schuldzuweisungen, Missverständnisse und Ärger. Das ist weder gesund für das Geschäft, noch für die Mitarbeiter.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen vier Wege, wie Sie diesen Negativ-Kreislauf durchbrechen und dafür sorgen, dass Produktion und Instandhaltung eng abgestimmt und produktiv miteinander arbeiten.

Reibereien zwischen Produktion und Instandhaltung kosten bares Geld

Die Kollegen in der Produktion müssen ihre Quoten erfüllen und sind ohnehin schon eng getaktet. Wenn das Instandhaltungsteam nun ihre Maschinen regelmäßig mit geplanten Wartungsarbeiten stilllegen, ist die Begeisterung mäßig. Das ist nachvollziehbar. Wer riskiert schon gerne, mit der eigenen Arbeit in Verzug zu kommen? 

Solche Interessenkonflikte zwischen Produktion und Instandhaltung sind Alltag, und zwar quer durch alle Branchen. Sie ist nicht nur Gift für die Zusammenarbeit und das Betriebsklima, sondern machen unproduktiv und können teuer werden.

“FMCG-Unternehmen (Fast Moving Consumer Goods, schnelldrehende Konsumgüter) verlieren 25 Stunden pro Monat aufgrund ungeplanter Stillstände. Das kostet 23.600 Dollar pro Stunde”, zitiert das Branchenmagazin instandhaltung.de eine aktuelle Studie. Sogar 29 Produktionsstunden verliere die Automobilindustrie pro Monat bei durchschnittlichen Kosten von 1,3 Millionen Dollar pro Stunde, so der Artikel weiter.

Diese horrenden Kosten sind nur ein Teil der Medaille. Verzögerungen im Betrieb, reaktive Wartungsarbeiten, Notfall-Reparaturen und Eil-Käufe von Ersatzteilen fordern ihr zusätzliches Tribut.

Wollen Unternehmen ihre Ausfallzeiten reduzieren, müssen sie an die Wurzel dieser Ausfälle. Und diese liegt häufig in der Zusammenarbeit zwischen Produktion und Instandhaltung. Arbeiten Produktion und Instandhaltung partnerschaftlich miteinander, können sie Probleme in der Produktion schneller erkennen und entscheiden, wie sie diese Probleme beheben und künftig vermeiden können. 

So bringen Sie Produktion und Instandhaltung enger zusammen

Schritt Nr. 1: Schaffen Sie Verständnis für die gegenseitige Arbeit. 

Holen Sie die Kollegen aus der Produktion ins Boot und berechnen Sie gemeinsam anhand von realen Produktionsdaten, welche Auswirkungen geplante Wartungsarbeiten im Vergleich zu ungeplanten Maschinenausfällen auf die Produktion haben. 

Damit schaffen Sie gemeinsame Fakten und legen die Basis für eine engere Zusammenarbeit zwischen Produktion und Instandhaltung. Ziel ist es, dass beide Seiten verstehen, wie sich ihre Arbeit auf die Leistung der Anlagen auswirkt. 

So können Sie dabei vorgehen:

• Bestimmen Sie gemeinsam, welche Risiken und Folgen geplante und ungeplante Standzeiten haben und welche für beide Seiten akzeptabel wären. 
• Tauschen Sie sich aus über häufige Fehlerarten. Wie oft treten diese voraussichtlich auf? Wie hoch sind die Reparaturzeiten und -kosten für jeden einzelnen Fehler?
• Vergleichen Sie dies mit der Häufigkeit geplanter Wartungsarbeiten, dem Zeitaufwand für diese Aufgaben und den damit verbundenen Kosten.

Damit bekommen Sie am Ende ein gutes Gefühl über Kosten und Nutzen Ihrer geplanten Wartungsaktivitäten und ein besseres Verständnis für die gegenseitige Arbeit.

Schritt Nr. 2: Definieren Sie gemeinsame Ziele.

Es gibt weniger Reibereien zwischen Produktion und Instandhaltung, wenn beide Teams dieselben Ziele verfolgen. Wie sie diese Ziele erreichen, mag sich vielleicht unterscheiden. Aber beide Abteilungen bewegen sich in dieselbe Richtung – und das zählt. 

Es gibt ein paar Kennzahlen, für die sowohl die Produktion als auch die Instandhaltung gemeinsam verantwortlich sein können:

1. Saubere Maschinenstarts nach Wartung und Erstausbeute (FPY = der Anteil der Bauteile oder Baugruppen, die nach dem ersten Fertigungslauf ohne Fehler sind) 
2. Gesamtkosten pro Produktionseinheit: Sowohl Produktion als auch Instandhaltung können für die Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität verantwortlich sein.
3. Ungeplante Ausfallzeiten der letzten 90 Tage: Macht die Auswirkungen sichtbar, die vorbeugende Wartung und gemeinsame Prozesse auf die Produktion haben.
4. Durchschnittliche Zeit bis zur Reparatur (MTTR): Jeder trägt seinen Teil dazu bei, Fehler zu finden und zu beheben, bevor sie zu Ausfällen führen, und zwar mit so wenig Unterbrechung der Produktion wie möglich.
5. Zeitaufwand für die gegenseitige Unterstützung: Die Zeit, die jedes Team für die Unterstützung des anderen aufwendet, hilft Ihnen, Ressourcen zuzuweisen. 

Schritt Nr. 3: Schaffen Sie feste Kommunikationswege zwischen Instandhaltung und Produktion.

Wird es mal wieder stressig, was mehr die Regel als die Ausnahme ist in Produktion und Instandhaltung, wird zuallererst die Kommunikation mit der Außenwelt eingestellt.

Stockt der Informationsfluss jedoch zwischen Produktion und Instandhaltung, stehen Sie bald wieder auf Stufe 1 und kämpfen mit ungeplanten Ausfällen, riskanten Notfallmaßnahmen, Schuldzuweisungen, Missverständnisse und Frust. 

Etablieren Sie deshalb formale Kommunikationswege, um den Informationsfluss zwischen Instandhaltung und Produktion aufrechtzuerhalten, die gesammelten Daten gemeinsam zu nutzen und schnell (und richtig!) zu handeln. 

Sind Produktionsarbeiter beispielsweise selbst in der Lage, kleine Fehler zu erkennen, können Wartungstechniker schneller darauf reagieren. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten. Folgendes können Sie tun, um die Kommunikation zwischen Produktion und Instandhaltung zu intensivieren: 

1. Regelmäßige Treffen zwischen Produktions- und Instandhaltungsleitern, in denen sie sich über aktuelle Themen in der Produktion, Zeitpläne, Hindernisse, Lösungen etc. austauschen
2. Vierteljährliche Treffen zwischen beiden Teams, in denen sie über Erfolge und Herausforderungen sprechen, gemeinsam Ursachenanalyse betreiben und Lösungen erarbeiten
3. Gemeinsame Kommunikationskanäle, auf denen beide Teams Updates posten. Das kann ein Whiteboard sein, eine WhatsApp-Gruppe oder eine andere digitale Lösung.
4. Peer-Reviews, bei denen sich Mitarbeiter der Produktion und Instandhaltung gegenseitig anonym bewerten und herausfinden, wie sie besser zusammenarbeiten können.

Finden Sie einen gemeinsamen Weg, mit dem Produktionsarbeiter Probleme an ihren Anlagen schnell und sicher erkennen können und Instandhaltungstechniker die richtigen Prioritäten setzen und diese Probleme mit minimaler Unterbrechung lösen.

Schritt Nr. 4: Erstellen Sie realistische Zeitpläne für Ihre Arbeiten.

Wenn Produktion und Instandhaltung voneinander wissen, wie lange bestimmte Arbeiten dauern, ist es einfacher, realistische Zeitpläne, Budgets und Ziele festzulegen. Sie vermeiden damit unerwartete Verzögerungen, beugen Frust vor und fördern den gegenseitigen Respekt zwischen den Teams.

Zeitpläne für die Instandhaltung auszutauschen ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn diese auch belastbar sind. 

So können Sie sicherstellen, dass Ihre Zeitpläne auch mit der Realität übereinstimmen:

1. Sehen Sie sich die Wartungsprotokolle für Ihre Anlagen an. Identifizieren Sie Tätigkeiten, die häufig länger dauern als erwartet, und passen Sie diese Zeitpläne an.
2. Analysieren Sie in den Arbeitsaufträgen, bei welchen Wartungstätigkeiten Ihre Techniker besonders oft nacharbeiten müssen. Sprechen Sie über diese Tätigkeiten im nächsten Meeting mit dem Produktionsteam.
3. Erfassen Sie auch die Teilarbeiten eines Arbeitsauftrags, die nicht in die eigentliche Reparaturzeit fallen. Dazu gehören die Suche nach Teilen, die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen und das Testen von Maschinen.

Das ist keine Fleißarbeit. Realistische Zeitpläne helfen beiden Teams, sich darüber zu unterhalten, welche Arbeiten sie in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können. 

Fazit

Produktion und Instandhaltung sind die beiden Herzstücke produzierender Unternehmen und sollten eng miteinander arbeiten. In Realität haben beide Teams jedoch oft unterschiedliche Ziele, Motivationen und Prozesse. Sie arbeiten nebeneinander oder sogar gegeneinander. Das kann teuer werden.

Um die Zusammenarbeit zwischen Produktion und Instandhaltung zu verbessern:

1. Schaffen Sie Verständnis für die gegenseitige Arbeit. Analysieren Sie gemeinsam, welche Auswirkungen geplante Wartungsarbeiten im Vergleich zu ungeplanten Maschinenausfällen auf die Produktion haben. 
2. Definieren Sie Ziele, die Sie gemeinsam erreichen wollen und für die beide Teams Verantwortung übernehmen können.
3.  Schaffen Sie feste Kommunikationswege zwischen Instandhaltung und Produktion, um den Informationsfluss aufrecht zu halten.
4. Tauschen Sie realistische Zeitpläne aus, damit beide Teams ihre Arbeiten planen können.

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